Personuppgiftspolicy

Behandling av personuppgifter

Vi vill att du ska känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss på förValter AB. Vi är beredda att vidta alla rimliga åtgärder för att skydda dina personuppgifter. Vår hantering av personuppgifter sker enligt gällande lag angående hantering av personuppgifter.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all typ av information som – direkt eller indirekt – kan härledas till en fysisk person som är i livet. Som direkta personuppgifter räknas ex. personnummer, namn, och telefonnummer, vilket således direkt kan härledas till en enskild person. Som indirekta personuppgifter räknas bl.a. adress och olika elektroniska identiteter, så som IP-nummer, om de kan kopplas till fysiska personer.

Personuppgiftsansvarig

förValter AB (nedan FörValter) är personuppgiftsansvarig enligt dataskyddsförordningen GDPR för den behandling av personuppgifter som sker angående kontaktuppgifter till kunder, användare fysiska personer och juridska personer som nyttjar tjänsterna, arbetssökande och leverantörer. FörValter är även ansvarig för den behandling som sker på webbplatsen www.forvalter.se

När sker behandlingen av personuppgifter?

FörValter behandlar dina personuppgifter när du:

  • Såsom användare nyttjar tjänsterna
  • Såsom kund till FörValter nyttjar Tjänsterna
  • Gör en serviceanmälan via tjänsten
  • Ber om en offert på någon av våra tjänster
  • Är kontaktperson hos någon av våra leverantörer
  • Söker arbete hos FörValter
  • Registrerade uppgifter

    När våra kunder lämnar uppgifter om kontaktpersoner registreras namn, adress, telefonnummer och e-postadress hos FörValter.
    I de fall våra kundavtal innebär hantering av lägenhetsregister registreras de uppgifter som lagen kräver och det som behövs för att kunna utföra uppdraget.
    I övriga situationer registreras de uppgifter som du valt att lämna. FörValter strävar efter att inte registrera personnummer och känsliga personuppgifter såsom uppgift om ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening, hälsa och sexualliv. Om du själv lämnar någon sådan information, till exempel vid en jobbansökan, kommer vi se till att det finns ett tecknat samtyckesavtal. Det innebär att vid tillbakadraget samtycke raderas uppgifterna.

    Boende eller hyresgäst

    För att få använda personuppgifter måste det göras med stöd av s.k. rättslig grund. Den rättsliga grunden kan göras mot bakgrund av att vi ska fullgöra våra åtaganden enligt ingånget avtal, att du via samtycke har godkänt personuppgiftsbehandlingen och/eller att vi via en intresseavvägning ansett behandlingen berättigad. Nedan följer exempel för vilka ändamål vi behandlar dina personuppgifter, samt med stöd av vilken rättslig grund behandlingen sker.

    Marknadsanalys

    För att få använda personuppgifter måste det göras med stöd av s.k. rättslig grund. Den rättsliga grunden kan göras mot bakgrund av att vi ska fullgöra våra åtaganden enligt ingånget avtal, att du via samtycke har godkänt personuppgiftsbehandlingen och/eller att vi via en intresseavvägning ansett behandlingen berättigad. Nedan följer exempel för vilka ändamål vi behandlar dina personuppgifter, samt med stöd av vilken rättslig grund behandlingen sker.

    Nyttjande av tjänsterna

    För att kunna säkerställa leverans av din service anmälan till rätt kund. Exempelvis en fastighetsägare, fastighetsförvaltning eller fastighetsskötare samt för att uppfylla våra åtaganden enligt ingånget avtal. Den rättsliga grunden är fullgörande av avtal.

    Annan kommunikation

    Vi behandlar personuppgifter i samband med annan kommunikation med dig, t.ex. för att informera dig om din produkt eller tjänst. Vi behandlar även dina personuppgifter när du är i kontakt med oss, och när du är i kontakt med vår kundservice. Den rättsliga grunden är berättigat intresse.

    Vårt berättigade intresse för behandlingen är för att tillhandahålla t.ex. serviceinformation och/eller information om förändrat produkt- och tjänsteutbud.

    Informationssäkerhet

    För att du som kund ska kunna nyttja tjänsterna måste vi tillgodose säkerheten i vår mjukvara. I syfte att upptäcka eller förhindra användning som står i strid med ingångna villkor, kan det innebära att vi behandlar dina personuppgifter. Den rättsliga grunden är fullgörande av avtal.

    Lagefterlevnad

    Vi behandlar personuppgifter för att fullgöra våra lagstadgade skyldigheter enligt svensk lag. Den rättsliga grunden är rättslig förpliktelse.

    Rekrytering

    De personuppgifter som samlas in i rekryteringssyfte kommer endast att vara tillgängliga för utvalda FörValteranställda.

    Dina personliga uppgifter lagras i förtroende och vi kommer att lagra dem så länge det är nödvändigt ur rekryteringssyfte, dock inte längre än två år därefter. Om du vill att dina personuppgifter korrigeras, uppdateras, tas bort eller begränsas på något sätt vänligen kontakta oss. Den rättsliga grunden för hanteringen av personuppgifterna är samtycke.

    Dina rättigheter

    Som s.k. registrerad, dvs. en person vars personuppgifter vi behandlar, har du vissa rättigheter som du kan göra gällande:

    Rätt till information
  • Du har rätt att erhålla information när dina personuppgifter behandlas. Vid en personuppgiftsincident, har du i vissa fall som registrerad även rätt till särskild information. Somliga personuppgiftsincidenter är vi, som personuppgiftsansvariga, skyldiga att anmäla till Datainspektionen.
  • Rätt till rättelse
  • Som registrerad äger du rätt att kontakta oss för att få eventuella felaktiga uppgifter rättade.
  • Rätt till radering

    Om någon av nedan förutsättningar föreligger, har du som registrerad rätt att, utan onödigt dröjsmål, få dina uppgifter raderade.

  • Uppgifterna behövs inte längre för ändamålet för behandlingen.
  • Behandlingen grundar sig på ditt samtycke, som du återkallar.
  • Behandling sker för direktmarknadsföring, och du motsätter dig denna behandling.
  • Du motsätter dig behandlingen som sker efter vår intresseavvägning, och det finns inte berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse.
  • Personuppgifterna har behandlats i strid med lag.
  • Radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.
  • Rätt till begränsning

    I enskilda fall har du som registrerad rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Rätten till begränsning kan t.ex. åberopas om du anser att uppgifterna är felaktiga och med anledning av detta har begärt rättelse.

    Dataportabilitet
  • Som registrerad har du i vissa fall rätt att få ut, och på annat håll använda, sådana uppgifter som du själv har lämnat till oss. Detta gäller i de fall du har lämnat ditt samtycke till behandlingen eller om det är nödvändigt för att vi ska kunna tillhandahålla produkter eller tjänster till dig enligt ingånget avtal.
  • Rätt att göra invändringar
  • Rätt till invändning mot behandling av dina personuppgifter kan göras i de fall vi behandlar dessa utifrån en intresseavvägning. Om vi anser att en behandling ändå ska ske, måste vi påvisa att det finns intressen som väger tyngre. Som registrerade har du alltid rätt att invända mot direktmarknadsföring.
  • Klagomål
  • Vid händelse du anser att dina uppgifter behandlats i strid med gällande lag bör du snarast anmäla det till oss, varvid vi kommer utreda detta. Du kan även anmäla det till Datainspektionen.
  • Skadestånd
  • Om du har lidit skada p.g.a. att dina personuppgifter har behandlats i strid med dataskyddsförordningen kan du ha rätt till skadestånd. Du kan begära skadestånd från oss eller väcka skadeståndstalan i domstol.
  • Utlämnande av personuppgifter

    I ovan nämnda situationer är FörValter personuppgiftsansvarig. Uppgifter kan komma att lämnas ut till tredje part som utför är fastighetsägare, fastighetsförvaltare eller utför servicearbeten åt våra användare. Dessa är då skyldiga att följa FörValters instruktioner för behandling av personuppgifterna och har inte rätt att lämna ut dina personuppgifter till någon annan eller att använda dem för andra ändamål än vad som omfattas av instruktionen.

    Personuppgiftsbiträden är även skyldiga att vidta tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter.

    Uppgifterna visas också för kontaktpersonerna hos våra kunder som har tillgång till våra tjänster inom ärendehantering.

    Slutligen kan personuppgifter även komma att lämnas ut för det fall det följer av lag, förordning eller myndighetsbeslut.

    Hur länge finns uppgifterna kvar?

    Vi behåller dina personuppgifter så länge det behövs för att vi ska kunna fullgöra vårt åtagande dvs. tillhandahålla tjänsten, produkten, fakturera, hantera klagomål eller reklamationer m.m. Har du samtyckt till att dina personuppgifter ska få hanteras tas de bort då du begär det om de inte behövs för några andra rättsliga förpliktelser.

    Överföring till tredje land

    Vi strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES. I vissa situationer kan dock uppgifterna överföras till och behandlas i land utanför EU/EES av tredje part. Som vi nämnde ovan har vi dock i samtliga fall ingått personuppgiftsbiträdesavtal med våra underleverantörer och samarbetspartners, vilket reglerar efterlevnad av vid var tid gällande krav om säker behandling av personuppgifter.

    Registerutdrag och rättelser

    Du har rätt att en gång per år kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter om dig som behandlas av FörValter, genom att skicka ett e-postmeddelande till bjandren@kth.se. Om du anser att en uppgift om dig är felaktig eller missvisande, kan du vända dig till dataskyddsombudet och skriftligen begära ändring.

    Cookies

    På våra webbsidor används s.k. cookies, vilket är små textfiler som lagras på din dator när du besöker en webbplats. Cookies används för vissa funktioner som förbättrar våra webbsidor för användaren, eller ger oss statistik om användandet av vår webb. Enligt lag ska alla som besöker en webbplats informeras om vad cookies används till. Användaren ska också ges möjlighet att samtycka till att cookies används för att lagra eller hämta uppgifter i t.ex. mobil eller dator. De flesta webbläsare ger dig möjlighet att blockera cookies.

    Länkar

    På FörValters webbplats förekommer länkar till andra webbplatser. Denna policy gäller inte för dessa webbplatser. Du bör ta del av dessa webbplatsers integritetspolicy innan du lämnar ut dina personuppgifter.

    Säkerhet

    Det innebär alltid en risk att lämna ut personuppgifter över internet. Inga tekniksystem är helt skyddade för intrång. FörValter har emellertid vidtagit alla rimliga tekniska säkerhetsåtgärder som krävs för att skydda personuppgifterna mot otillbörlig åtkomst, förändring och förstörelse.

    Kontakt

    Om du har frågor om behandling av personuppgifter inom FörValter AB kan du vända dig till vårt dataskyddsombud per e-posth bjandren@kth.se eller under adressen

    Stockholm 02-05-2020